Aquí te dejamos algunos de nuestros consejos para organizar el viaje de estudios:
Sabemos que no es tarea fácil para el profesor o responsable organizar un viaje de estudios fin de curso. Desde la elección de agencia de viajes, hasta la gestión de los ingresos, la comunicación a participantes, padres y madres, la documentación para viajar… En fin, un proceso que conviene hacerlo de forma ordenada para que el resultado del viaje sea un éxito ya desde el inicio.
En Global Adventure asesoramos a los responsables organizadores durante todo el proceso de organización.
Antes de comenzar a mover el viaje entre tus alumnos, es importante seleccionar una agencia de viaje especializada en grupos de estudiantes. Organizar el viaje de estudios requiere amplios conocimientos sobre destinos habituales, alojamientos para grupos, visitas educativas, gestión de intolerancias y alergias, documentación de viaje para menores en el extranjero, etc. Asegúrate de que tienen una experiencia en el sector y confirma que disponen de Licencia de Agencia de Viajes y Seguro de Responsabilidad Civil.
También, es recomendable reservar el viaje para estudiantes con bastante antelación para poder elegir las fechas que mejor os venga y disponer de precios interesantes. Además, nos aseguramos que en las fechas seleccionadas no haya programado en la ciudad ninguna feria o congreso ya que encarece bastante las tarifas del viaje. Y podemos encontrarnos con problemas de disponibilidad en los alojamientos.
Lo primero, es hacer una pre-selección de los destinos que más nos interesen o solicitar asesoramiento a la agencia de viajes. Se hará, en función de la edad del grupo, presupuesto, e incluso, del histórico de viajes que se haya hecho anteriormente en tu centro. Así cuando lo comuniques en la reunión con tus alumnos ya tendrás alguna idea para plantearles.
En los viajes de 5-6º de Primaria, son sus profesores los que habitualmente deciden el destino. Siendo las propuestas más elegidas aquellas que combinan ocio y cultura. En cuanto a los grupos de Secundaria y Bachillerato, ahí sí que se suele tener muy en cuenta su criterio. Siempre dentro de la lógica, y a partir de ahí, hacer una selección de los 2-3 destinos más votados para pedir presupuesto.
Los destinos preferidos para secundaria son capitales europeas con una historia relevante para el curso que se está realizando. Tales como Granada, Barcelona, Roma o Lisboa.
Una vez tengáis los 2-3 destinos pre-seleccionados, podéis solicitar presupuesto a la agencia de viaje especialistas en grupos, detallando todos los detalles. Fecha en la que nos gustaría viajar, número de alumnos y profesores acompañantes, duración, tipo hotel, comidas, bebidas, visitas, seguros, servicios incluidos y no incluidos…
Cuando tengáis toda la información, llega el momento de decidir con qué agencia de viajes queréis trabajar, en función de los criterios que consideréis: calidad, experiencia, seguridad, precio…La decisión del destino final del viaje lo marca habitualmente el precio, pero también lo atractivo del programa, las visitas, los servicios incluidos, facilidades de pago, etc.
Una vez decidido el viaje toca informar a padres/madres de todos los detalles del viaje así como del precio y forma de pago. Haciendo hincapié especialmente en la fecha e importe del primer pago para confirmar la plaza. Este primer pago suele ser no reembolsable, ya que tiene la función de garantizar la plaza en el avión, compañía de transporte, etc.
Los alumnos tienen muchas fórmulas para poder financiar el viaje; desde la venta de los típicos productos navideños, hasta venta de lotería, fiestas, sorteos… Lo importante, en cualquier caso, es poder pagar el viaje en varios plazos para que resulte más cómodo a las familias.
Varios días antes de la salida enviaremos toda la información relativa a vuestro viaje: localizadores de los billetes de avión, datos de contacto, programa, horarios, teléfonos…
¡Buen Viaje!